Mange mennesker har en meget omfattende arbejdsdag, hvor opgaver hober sig op ved skrivebordet. Det er derfor vigtigt at kunne være fokuseret og komme i mål med sine opgaver. Her er fire hurtige tips til en mere effektiv arbejdsdag.
Få styr på dine dokumenter
Uanset, hvilke opgaver du sidder med, har du sikkert rigtig mange dokumenter at holde styr på i løbet af en dag. At have rod i dokumenterne kan påvirke din produktivitet, da det vil tage længere tid at finde det rigtige dokument til en igangværende opgave.
Hvis du gerne vil være mere effektiv på kontoret, starter det derfor med at få styr på alle dine dokumenter. Sørg for at have dem sorteret efter projektet, de er tilknyttet, så du kan finde det rigtige dokument hurtigst muligt. Du kan for eksempel bruge et clipboard, der vil gøre det nemmere at organisere dine dokumenter. Derudover kan du også inddele dine dokumenter i forskellige kategorier og mapper, så de er nemmere at holde styr på.
Det kan dog tage lidt tid at få styr på dokumenterne, men det vil være det hele værd i det lange løb, så hvis du vil være mere effektiv på jobbet i den nærmere fremtid, bør oprydningen af dine dokumenter blive gjort snarest muligt. Det vil hjælpe dig med at få en mindre hektisk arbejdsdag og at bevare overblikket over dit arbejdsområde.
Derfor bør arbejdstelefonen og computeren være i sync
Det er en gammel regel, at man ikke bør tage arbejdet med hjem, men i dag er det dog svært at undgå. Mange forretningsaktuelle korrespondancer sker over computeren eller arbejdstelefonen, og man har ofte den ene eller begge med hjem, når arbejdsdagen slutter.
Det kan derfor være en stor hjælp, hvis du husker at have din computer og telefon synkroniseret korrekt. På denne måde har du altid de rigtige informationer ved hånden, ligegyldigt hvorfra du arbejder. Når det er sagt, er det dog også på sin plads, at du af og til slukker for telefonen og lader dine beskeder være ubesvarede et par timer, da der også skal være plads til at koble fra og slappe af.
Bedre arbejdsvaner giver bedre arbejdsdage
Det er vigtigt at have overblik over dine arbejdsdage, hvorfor det er en god idé at have en kalender, så du bedre kan strukturere din dag. At skematisere sin dag gør meget for ens produktivitet, da skematiseringen kan give dig et visuelt overblik over de ting, du skal nå dag til dag og time til time.
Derudover kan en kalender også give dig tidspunkter til at gå i gang eller til at slippe en opgave. Mange bruger også teknikker, hvor de sætter et bestemt antal minutter af til en opgave. Idéen her er at være dedikeret, når man løser sine opgaver i stedet for at begå overspringshandlinger. Du skal nemlig ikke bruge det samme intense fokus til at sende en mail, som du måske skal bruge til at skrive en opgave. Hvis du har mange selvstændige opgaver i løbet af din arbejdsdag, er det særligt en god idé at være opmærksom på, hvordan du strukturerer din tid.
Når det er sagt, er det også vigtigt at etablere nogle gode vaner, når det kommer til dit psykiske og fysiske velbefindende. Det er derfor vigtigt, at du spiser næringsrige måltider og nok måltider i løbet af en dag. Som hovedregel skal man gerne have 3 store måltider på en dag, og det er desuden en god idé med nogle sunde mellemmåltider, hvis sulten melder sig. Ligeledes er det også vigtigt, at du får nok at drikke, hvor en tommelfingerregel er 2 liter om dagen. Det lyder måske som meget, men hvis du sørger for at få lidt at drikke hver time, vil du knap bemærke, at du pludselig har drukket 2 liter.
Det er selvfølgelig også vigtigt at få nok søvn og at være opmærksom på sit psykiske velbefindende. I dag lider mange mennesker af stress og andre former for psykisk mistrivsel, da de føler, at der er meget, de skal leve op til. Hvis dette lyder bekendt, er det vigtigt, at du er opmærksom på de signaler, din krop sender dig. Selvom det er lettere sagt end gjort, er det en god idé, hvis du ikke påtager dig alt for mange opgaver, og at du søger for at tage pauser. Derudover er det også vigtigt, at du opsøger professionel hjælp, for eksempel hos en psykolog, hvis du har brug for at få hjælp til det, der er svært.
Ligeledes kan det også være en stor fordel, hvis du er åben og ærlig over for dine kolleger og din chef, så de kan tage lidt af den byrde, du måske føler på dine skuldre. Alle oplever svære perioder og det første skridt til at få det bedre er at se det svære i øjnene og fortælle andre, hvordan man har det. På denne måde kan du gradvist få det bedre.